Tips voor een sterke out of office-reply

 

 

Hoe leuk werken ook is, we kunnen niet altijd doorgaan. Dus take a break! En wanneer jouw welverdiende vakantie, weekendje weg of vaste parttime-dag voor de deur staat, denk dan – voordat je de computer afsluit – nog even aan het instellen van je out of office-reply.

 

Loop daarbij de boot niet mis door jouw klanten, sollicitanten en alle anderen die in jouw mailbox belanden teleur te stellen met een onpersoonlijke bericht. Met deze geweldige tips voor een sterke out of office-reply help je alle mailers met weinig moeite op de juiste weg.

 

 

 

Onpersoonlijke out of office-reply is een gemiste kans
Lopende zaken en andere projecten overgedragen: je bent in alle opzichten klaar voor jouw welverdiende vrijetijd. En toch… zie je nu al op tegen die 1e werkdag na terugkomst, die gegarandeerd in het teken staat van het doorspitten van een overvolle mailbox. Want terwijl jij lekker van je vrije dagen geniet, blijven de mailtjes binnenstromen. Talloze mensen dus die allemaal jouw out of office-reply ontvangen.

 

Die talloze mailers zijn sollicitanten, (interne) opdrachtgevers, vacaturehouders, leveranciers, klanten en collega’s… stuk voor stuk hebben zij speciaal voor jou een e-mail opgesteld, met een sollicitatie, brandende vraag of informatie die zij graag met jou willen delen. En wat krijgen ze binnen 1 seconde terug in de mailbox? Dikke kans dat dat een afwezigheidsmelding is à la:

 

“Van 23/07/2021 tot 13/08/2021 ben ik niet aanwezig. Ik ben niet in staat om uw e-mail te beantwoorden. Uw bericht wordt niet doorgestuurd en niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.”

 

Auch, gemiste kans. Je onpersoonlijke out of office-reply helpt de mailer niet verder. Zeker niet omdat er (in viervoud) wordt vermeld wat er vooral allemaal niét gebeurt.

 

Dit kan anders. Sterker nog, terwijl jij straks volop geniet van jouw verlof, kun je keihard werken aan jouw candidate experience. Gewoon, door nu een out of office-reply op te stellen die persoonlijk, servicegericht en daardoor merkversterkend is. Een out of office-reply die een glimlach tovert op de talloze ontvangers ervan. Hoe je dat doet? Check onderstaande 9 tips:

 

Tip 1) Wacht niet tot het laatste moment
In gedachten al op vakantie is het instellen van de out of office-reply vaak een last minute-ding. En juist op dat moment ontbreekt dan de tijd, de inspiratie en/of het bewustzijn om de standaardtekst te vervangen door een goede out of office-reply.

 

Tip 2) Vermeld in jouw out of office-reply wat er wél mogelijk is
In plaats te vertellen wat er niet kan, benadruk wat er wél kan. Wees servicegericht en help de ontvanger verder voor zover mogelijk. Vermeld daarom altijd de naam én de contactgegevens van een collega die wél bereikbaar is en de ontvanger van je out of office-reply wél van dienst kan zijn.

 

Let op: de veelgebruikte zin in out of office-replies “Voor dringende vragen neemt u contact op met collega” klinkt bij een ontvanger als “Alleen voor spoedgevallen belt u met 112”. Daarbij gebeurt het maar al te vaak dat er vervolgens geen contactgegevens van de collega vermeld worden. Zo creëer je een dusdanige ‘hoge drempel’ dat jouw felbegeerde sollicitant, opdrachtgever of collega er wellicht niet overheen durft te stappen. Dus, zet de deur wijd open en schrijf bijvoorbeeld:

 

“Mijn collega Anneke helpt je graag verder, je kunt haar bereiken via (012) 345 678.”

 

Tip 3) Schrijf een positieve out of office-reply
Het ontvangen van een out of office-reply wordt vaak als niet prettig ervaren dus maak het dan in elk geval zo positief mogelijk. Dus vermijd wat er niet gebeurt, maar kies voor positieve woorden:

 

“Op 16 augustus ben ik terug van vakantie en lees ik graag jouw e-mail.
Heb je een vraag die niet kan wachten op een antwoord?
Mijn collega Anneke beantwoordt graag je vragen, je kunt haar bereiken via (012) 345 678.”

 

Tip 4) Vermeld in je out of office-reply wanneer je weer bereikbaar bent
In de meeste out of office-replies wordt vermeld vanaf en tot welke datum iemand niet aanwezig is. Maar wat maakt het uit vanaf wanneer je afwezig bent? Het gaat erom vanaf welk moment je er weer bent. Als iemand je op 7 augustus mailt, hoeft niemand te weten dat je er (al) sinds 23 juli niet was. Maar wel dat je er morgen (al) weer bent om zijn/haar mail te lezen. Dus:

 

“Tot 13 augustus geniet ik van mijn vakantie. Op 16 augustus duik ik mijn mailbox weer in.”

 

Tip 5) Geef een persoonlijke tintje aan je out of office-reply
Ook aan een automatisch verzonden out of office-reply kun je een persoonlijk tintje geven. Denk aan het vermelden van de reden van je afwezigheid, je vakantiebestemming of een persoonlijke afsluiting i.p.v. het standaard ‘Met vriendelijke groet’. Wat voor een tintje je exact toevoegt aan je out of office-reply, kun je zelf het beste bepalen. Jij weet wie je doelgroep is en wat wel of juist niet passend is voor dit bericht. enkel voorbeelden hoe je jouw afwezigheidsmelding kunt personaliseren:

 

“Leuk dat jij mailt! Ik wou dat ik direct jouw e-mail kon lezen,
maar tijdens mijn klimtocht door de bergen van Malta is het WiFi-signaal niet al te best.
Vanaf 16 augustus ben ik weer op kantoor en lees ik met plezier jouw bericht.”

 

“Elk voordeel heeft z’n nadeel: terwijl ik geniet van mijn vakantie
in Zuid-Frankrijk kan ik jouw bericht niet lezen.
Op 16 augustus zit ik weer achter het toetsenbord en beantwoord ik jouw bericht graag.”

 

Tip 6) Kies voor u- of je-vorm in jouw out of office-reply
Omdat de out of office-reply naar iederéén gaat die je tijdens je afwezigheid mailt, is het kiezen tussen de je- of u-vorm voor veel mensen lastig. Misschien wil je jouw sollicitant met je aanspreken en de opdrachtgever juist weer in u-vorm. Hoe je die knoop doorhakt? Bedenk van welke doelgroep je de meeste e-mail verwacht tijdens jouw afwezigheid en/of kies voor de aanspreekvorm die je ook op je (werkenbij-) website gebruikt.

 

Tip 7) Denk aan een sterke onderwerpregel die past bij jouw out of office-reply
Zorg dat de onderwerpregel qua inhoud en tone of voice past bij je out of office-reply. En wees concreet: maak direct duidelijk in de onderwerpregel waar je bericht over gaat. Voorbeelden zijn: “Ik ben op vakantie tot 13/8. Mijn collega helpt je graag verder.” of “Bedankt voor je bericht. Ik lees deze direct na m’n vakantie” of “Ik ben er tot 13/8 niet. En nu?”

 

Als bonus nog 2 extra tips voor de out of office-reply. Dit zijn bonustips die wellicht voor de hand liggen maar nog zo vaak fout gaan, dat ze toch een vermelding waard zijn:

 

Tip 8) Voorkom een dubbele handtekening onderaan je out of office-reply
Heb je een automatische handtekening ingesteld? Herhaal deze dan niet onder je out of office-reply. Dat is zo dubbel op.

 

Tip 9) Vergeet je out of office-reply niet uit te schakelen
Net terug van je vakantie ben je vaak nog niet direct scherp. Stel daarom vóór je vakantie een reminder in dat je direct na je vakantie de out of office-reply uitschakelt. Want hoe slordig staat het als er op 17 augustus een out of office-reply wordt verstuurd waarin staat dat je 16 augustus terug bent van vakantie?

 

---

april 2023